Gestion des absences - Foire aux questions

Quelle que soit la taille de l’entreprise, il est important de définir des processus, des rôles et des responsabilités (p. ex. procédure d’annonce, certificats médicaux, entretien de préparation au retour, etc.) afin d’instaurer une organisation transparente. La gestion des absences forme la base d’une prévention efficace.

Connaître les chiffres relatifs aux absences au sein de l’entreprise est efficace pour convaincre. Les répercussions des absences (coûts, perte de productivité, etc.) parlent d’elles-mêmes. On peut en outre montrer les avantages apportés par une gestion de la santé et des absences. Il peut être également judicieux d’attirer l’attention sur le devoir d’assistance de l’employeur (art. 328 CO ). Vous trouverez de plus amples informations à ce sujet ici.

Il est essentiel que vous soyez en contact permanent avec la collaboratrice ou le collaborateur concerné·e. Si le certificat médical ne fournit pas suffisamment d’informations sur l’état de santé et la capacité de travail de la personne concernée, demandez-lui un certificat d’incapacité de travail détaillé. Le collaborateur ou la collaboratrice peut éventuellement vous donner une procuration qui vous permet de poser des questions (p. ex. travaux pouvant être réalisés par la personne) dans le cadre légal. Si la collaboratrice ou le collaborateur refuse, il convient de lui rappeler son devoir de fidélité. Un manquement à cette obligation peut avoir des conséquences juridiques défavorables pour la personne concernée.

Le corps médical agit avec prudence lors de l’échange d’informations. En cas d’absence prolongée (de plus d’un mois), nous vous recommandons de contacter le médecin. Informez-le de votre volonté d’accompagner le mieux possible la réintégration de la personne concernée à son poste de travail. Déterminez les activités que la collaboratrice ou le collaborateur pourra exercer dans les premiers temps et dans quelle mesure, ainsi que les restrictions à respecter. Indiquez au médecin que vous ne souhaitez pas d’informations sur le diagnostic ou les résultats d'analyses médicales.

La description de la place de travail et le PIR (profil de réinsertion axé sur les ressources de Compasso)  peuvent servir d’outils pour la communication avec le corps médical. Dans le même temps, il est également possible d’indiquer à la personne concernée qu’elle autorise explicitement le corps médical à échanger avec l’employeur.

Pour qu’un tel certificat détaillé puisse être établi, l’employeur doit remettre préalablement une description du poste de travail au médecin. De plus, la personne concernée doit expressément donner son consentement.

Dans le cadre du devoir de fidélité, les employ·é·s sont tenus d’entreprendre tout ce qu’on peut raisonnablement exiger d’eux pour réduire au minimum l’arrêt de travail. Prenez contact avec l’assurance-accidents ou indemnité journalière compétente. Elle pourra demander à un médecin-conseil de procéder à un examen.

Nous vous recommandons les étapes suivantes:

• Faites preuve de compréhension vis-à-vis de la personne concernée et de sa situation. Formulez également vos attentes (obligations, tâches) et définissez des objectifs avec elle.
• Discutez régulièrement de la situation de travail et des sollicitations. Il faut aborder la collaboration en impliquant l’équipe.
• En concertation avec le médecin traitant, trouvez des solutions ensemble, p. ex. avec la réduction du temps de travail ou l’aménagement du poste de travail.
• Faites-vous aider avec la détection précoce AI ou l’assurance d’indemnités journalières en cas de maladie (à partir de 30 jours d’absence ou en cas d’absences répétées).

Nous considérons qu’il n’est pas pertinent de demander un certificat médical avant le troisième jour. Selon la culture de l’entreprise, on pourra également préférer des délais plus longs (p. ex. à partir du 5e ou du 6e jour. Exiger un certificat médical dès le premier jour d’absence peut dans certains cas individuels particuliers faire passer le message selon lequel les absences brèves et fréquentes ne sont pas acceptées facilement.

S’agissant des certificats d’incapacité de travail rétroactifs, il convient de décider au cas par cas si l’incapacité de travail semble plausible. Si l’on éprouve des doutes quant à l’exactitude du certificat médical, il est possible d’envoyer la personne concernée voir un médecin-conseil. Les assurances-accidents et d’indemnités journalières en cas de maladie emploient généralement des médecins-conseils. Vous trouverez ici la liste des médecins-conseils: www.swiss-insurance-medicine.ch

Les deux aspects sont importants. Le médecin inscrit l’incapacité de travail dans le certificat médical. En cas d’incapacité de travail partielle portant sur le rendement (intensité du travail en pour cent) et le temps de présence (en pour cent), le médecin prend position de manière correspondante. Dans un cas normal, sauf mention contraire sur le certificat d’incapacité de travail, une capacité de travail de 50 % = un rendement de 50 % pour un temps de présence complet.

En cas d’incertitudes, il convient de demander des informations détaillées au médecin traitant. Étant donné qu’il s’agit d’une explication du certificat médical, les employeurs ont droit d’obtenir ces renseignements. Voir les informations complémentaires.

La valeur probante des certificats médicaux de l’étranger est en principe équivalente à celle d’un certificat suisse. L’employeur peut exiger que son employé·e fournisse une traduction assermentée. L’employeur peut décider de demander à ses frais un examen auprès d’un médecin-conseil en Suisse. Une interdiction générale des certificats médicaux de l’étranger est inapplicable.

Il est recommandé de demander d’abord un certificat médical adapté en conséquence. Si les employ·é·s travaillent malgré l’arrêt de travail, l’indemnité journalière versée sera réclamée par l’assurance. Cependant, les frais de traitement seraient dans ce cas toujours couverts. Selon les circonstances, certaines raisons (p. ex. entrave à la cicatrisation de la plaie, problème de sécurité lié à la prise de médicaments, etc.) peuvent faire que la capacité de travail ne soit pas encore accordée au patient ou à la patiente, contre son avis.

La disposition légale déterminante figure à l’art. 329b CO .

En cas d’absence n’étant pas survenue par la faute de l’employé-e (maladie, accident), la durée des vacances peut être réduite d’un douzième à partir du deuxième mois complet pour chaque mois d’absence (p. ex. 2 mois: réduction de 1/12; 3 mois: réduction de 2/12, etc.).

En cas d’incapacité de travail liée à un accident, il est possible selon les circonstances que la personne soit capable de bénéficier de vacances. Dans la mesure où l’absence pour cause de vacances ne prolonge pas le processus de guérison et donc l’incapacité de travail, rien ne s’oppose à la prise de vacances. Si cela est confirmé, idéalement après une demande auprès de la Suva, les prestations en cas de complications possibles ou d’un nouvel accident seraient également prises en charge par la Suva.

En cas de maladie, la situation initiale est différente: l’employeur est tenu de maintenir l’intégralité du salaire pendant la durée de la prise de vacances. Dans ce cas de figure, il est vivement recommandé d’informer l’assureur d’indemnités journalières en cas de maladie (à l’étranger ou en Suisse), car en cas de capacité à bénéficier des vacances, il n’existe aucun droit à l’indemnité journalière pour la période correspondante. En cas d’incapacité de travail de 50 %, le droit aux vacances n’est pas doublé. Si la maladie nuit au but des vacances, la collaboratrice ou le collaborateur doit rester sur son lieu de travail et effectuer la moitié de son temps de travail. Si les vacances sont favorables à la maladie, les jours de vacances sont pris en compte à 100 %.Il n’existe pas de capacité partielle à bénéficier des vacances.

Un accident doit être attesté par un certificat médical pour permettre le versement des indemnités journalières et des frais de traitement. C’est pourquoi il est judicieux et important que les personnes accidentées durant les vacances contactent immédiatement leur employeur pour lui signaler l’accident (voir la procédure en cas d’accident à l’étranger: Aide immédiate en cas d’accident à l’étranger).

Conseil pratique:
dans votre processus de gestion des absences interne, définissez les directives déterminantes à respecter par le personnel en cas de maladie ou d’accident durant les vacances afin de justifier une interruption de congés. À titre d’exemple, les points suivants peuvent être mentionnés:

• signalement immédiat à l’employeur
• visite médicale sur le lieu de vacances
• soumission d’un certificat médical
• l’employeur se réserve le droit d’exiger du collaborateur ou de la collaboratrice qu’il ou elle consulte un médecin-conseil

Le délai de résiliation est interrompu avec l’incapacité de travail. Selon l’art. 336c al. 1 let. b , les rapports de travail sont prolongés en fonction de la durée de l’incapacité de travail, de 30, 90 ou 180 jours selon les années de services.

S’il l’on ne peut en principe invoquer aucun droit à la prise de contact du point de vue du droit du travail, les collaboratrices et collaborateurs sont tenus de collaborer dans le cadre de leur devoir de fidélité. On pourrait envisager une demande par écrit de prise de contact avec l’employeur, en indiquant qu’en l’absence de contact, l’employeur se réserve le droit de suspendre le paiement du salaire.

Lors des incapacités de travail intervenant après une résiliation, la question se pose régulièrement de savoir s’il s’agit d’une incapacité de travail liée au poste de travail, pour laquelle aucune période de protection ne s’applique alors. Pour cela, nous recommandons une demande (par e-mail) au médecin traitant, avec les questions suivantes:

• L’incapacité de travail attestée se limite-t-elle au poste de travail actuel? En d’autres termes, l’incapacité de travail est-elle purement liée au poste de travail?
• Le patient ou la patiente serait-il ou elle capable de travailler à 100 % chez un autre employeur? (facultatif: si oui, à partir de quand?)
• Copie de l’e-mail au collaborateur avec une procuration libérant le médecin du secret professionnel (uniquement) pour ces questions

Indication selon laquelle un refus de la procuration peut être considéré comme une violation du devoir de fidélité.

Non, il n’existe pas de période de protection absolue. Si différentes causes existent, chaque nouvelle maladie déclenche une nouvelle période de protection.

En principe, l’employeur doit mettre suffisamment de temps à disposition du collaborateur ou de la collaboratrice. L’obligation de poursuivre le versement du salaire dépend des conditions concrètes du cas en question. Dans les cas graves, l’obligation de poursuivre le versement du salaire peut être directement déduite de l’art. 324a CO. Dans les autres cas également, on se base généralement sur une obligation de poursuivre le versement du salaire. Cela dépend notamment des conventions individuelles établies entre les parties. De nombreuses entreprises définissent dans les conditions d’engagement dans quelle mesure du temps libre peut être accordé.

Sur la base de l’obligation de réduire le dommage des collaborateurs et collaboratrices, les visites chez le médecin et les séances de thérapie doivent avoir lieu durant le temps libre. Si cela n’est pas possible, les heures d’absence doivent être indemnisées par l’entreprise.

En cas d’incapacité de travail inférieure à 50 pour cent, les heures d’absence occasionnées par des visites chez le médecin ou des séances de thérapie sont indemnisées par l’assurance de la Suva au taux de l’indemnité journalière correspondant.

Si cela a été convenu dans le contrat de travail et qu’il existe une assurance d’indemnités journalières en cas de maladie, 1 à 3 jours de carence sont autorisés en vertu de la jurisprudence. Ce point doit être défini dans le contrat ou le règlement de travail. Voir également à ce sujet la Convention collective de travail (CCT).

Tout dépend des circonstances de chaque cas.Selon le type de maladie, il peut arriver dans des cas exceptionnels que le corps médical traitant ordonne l’absence de contacts. Le collaborateur ou la collaboratrice ne peut en principe pas être obligé·e à communiquer avec l’entreprise tant qu’il ou elle remet les certificats dans les délais. (Voir ci-dessous le thème «Licenciement»).

En règle générale, il est important de définir et de communiquer la procédure et le comportement à suivre en cas d’absence pour les collaborateurs et collaboratrices et les responsables. Parallèlement, la procédure en cas d’absence répétées ou singulières (brèves absences régulières, motifs d’absence douteux, etc.) doit également être fixée. Nous recommandons d’aborder avec la personne concernée la question de ses absences dans le cadre d’un entretien préparé (entretien après absence) et de trouver une solution ensemble. Vous trouverez ici un exemple de procès-verbal pour l’entretien.

L'entretien de retour est mené après chaque retour de personnes guéries à leur poste de travail. Il est axé sur le bien-être et la valorisation de la personne concernée et permet de préparer son retour au travail actuel.

L’entretien après absence se concentre quant à lui sur les absences singulières ou récurrentes (faits). Pour ce type d’absences, il convient de trouver des solutions avec les collaborateurs ou collaboratrices concerné·e·s.

La direction de l’entreprise définit et communique la manière dont les employé-e-s et les responsables doivent agir en cas d’absence pour cause d’accident ou de maladie. Que les absences soient courtes ou longues, il importe que le contact soit maintenu pendant toute la durée de l’absence de la personne accidentée ou malade. Les tâches, rôles et responsabilités des cadres et du service RH doivent être définies par l’entreprise. En général, l’attribution de ces tâches dépend de la taille et de la structure de l’entreprise. Dans les grandes PME, lorsque les absences sont longues (p. ex. > 30 jours), le service RH assume une part importante des tâches. Vous trouverez de plus amples informations ici Guide des rôles et des tâches.

Il est important de rechercher le dialogue avec les collaborateurs et collaboratrices qui présentent un comportement singulier ou inhabituel (avec ou sans absence), et de tenter de comprendre la situation si cela est possible. Attention aux points suivants:

• Faites preuve d’estime à l’égard de la personne concernée et exprimez votre inquiétude concernant sa santé et sa sécurité.
• Manifestez votre volonté de l’aider et de trouver ensemble des solutions.
• Si nécessaires, indiquez-lui des centres de consultation (spécialistes, psychologues, centres de consultation tels que les services psychiatriques cantonaux ou La Main Tendue 143, centres de prévention des dépendances .
• Convenez d’un rendez-vous pour un entretien de suivi afin de réévaluer la situation.

Retrouvez de plus amples informations sur les problèmes psychiques ici.

L’incapacité de travail liée au poste de travail signifie que celle-ci concerne uniquement le poste de travail actuel. Le travail ne peut pas être fourni à ce poste, par exemple en raison de craintes, de conflits ou de mobbing. L’aptitude au travail à un autre poste de travail ou le mode de vie privé ne sont pas restreints.

Dans le cas d’un conflit, il est important de rechercher à discuter directement avec le collaborateur ou la collaboratrice concerné·e et à se rapprocher des autres parties du conflit pour obtenir des informations plus précises. L’idéal est de trouver ensemble des solutions consensuelles. Si le collaborateur ou la collaboratrice est rétabli·e et en capacité de le faire, il est possible de lui attribuer des activités raisonnables loin des parties du conflit.

En tant qu’employeur, vous pouvez établir des directives générales sur l’exécution du travail et la conduite des travailleurs (art. 321d CO ), p. ex. instructions de travail, temps de travail, sécurité, code vestimentaire, etc.

Vous ne pouvez pas établir de directives sur la conduite durant les loisirs, même pour les sports extrêmes. Vous avez la possibilité d’exclure certaines activités par consentement mutuel dans le contrat de travail.

Menez avec votre collaborateur ou collaboratrice un entretien après absence afin d’établir une compréhension commune de la situation au poste de travail.

Un certificat médical est émis pour l’activité contractuellement due. Si l’employeur peut proposer à la personne concernée une activité raisonnablement exigible et qui n’entrave pas la guérison, la personne en question est tenue de l’exercer conformément à son devoir de fidélité. Dans ce cas de figure, nous recommandons de rechercher dans un premier temps le dialogue avec la personne concernée et de connaître son point de vue. Idéalement, l’employeur informe le médecin de cette possibilité et lui demande d’adapter le certificat médical en conséquence. Il est recommandé de fournir au corps médical une description du poste de travail aménagé.

Les collaborateurs et collaboratrices peuvent choisir librement un médecin.Toutefois, l’entreprise a la possibilité et le droit d’exiger du collaborateur ou de la collaboratrice qu’il ou elle consulte un médecin-conseil afin de subir un examen complémentaire. Les frais qui en découlent sont à la charge de l'employeur. Il est recommandé d'indiquer cette possibilité dans les directives internes de l’entreprise afin d’éviter des contestations.

L’employeur peut considérer que l’avis du médecin-conseil est déterminant. Autrement, un examen par un médecin-conseil sera généralement inutile du point de vue de l’employeur. Si le collaborateur ou la collaboratrice n’accepte pas cela, à lui/elle d’engager une démarche (juridique). Dans le cas d’un litige, le tribunal est libre d’évaluer et de juger les pièces qui lui sont soumises, sachant que l’évaluation du médecin-conseil a généralement plus de poids.

Si le collaborateur ou la collaboratrice refuse de se soumettre à un examen par un médecin-conseil malgré un avertissement, il perd son droit au salaire.

Dans le cadre de l’obligation de fidélité, les employ·é·s sont tenu·e·s de ne pas entraver le processus de guérison. Une incapacité de travail n’exclut généralement pas – selon le diagnostic – certaines activités de plein air. Nous recommandons de discuter avec les personnes concernées afin que chacun·e fasse part de sa perception et de l’agacement qui en résulte.