Comment utiliser notre service en ligne «Déclaration des salaires»

La création de ces fichiers s’avérait dans certains cas fastidieuse et leur traitement occasionnait une charge de travail manuel supplémentaire. De plus, en raison de la diversité des normes relatives aux fichiers PDF, il n’était parfois pas possible d’en lire le contenu. Enfin, la Suva a renforcé la sécurité et renonce pour des raisons de protection des données au transfert de PDF.

Aujourd’hui, les programmes de comptabilité salariale certifiés Swissdec sont très répandus. Vous pouvez ainsi transmettre la déclaration des salaires directement à partir de votre comptabilité salariale. Si vous ne disposez pas encore d’un système certifié Swissdec, vous pouvez utiliser le service en ligne pratique de la Suva.

Nous avons besoin de la masse salariale par collaborateur pour vérifier les points suivants:

• Est-ce que seuls les salaires maximaux autorisés ont été déclarés?
• Est-ce qu’on a tenu compte des salaires correspondant aux usages professionnels et locaux pour les membres de la famille de l’employeur, les actionnaires, les associés et les membres de sociétés coopératives?
• Les masses salariales déclarées sont-elles les mêmes que celles indiquées dans les déclarations de sinistre?

Avec ces contrôles ainsi que les autres vérifications réalisées, nous nous assurons que votre entreprise se voit facturer des primes justes.

Les données salariales sont des données sensibles. Pour les protéger au maximum, la saisie d’un code est nécessaire.

Vous avez deux autres possibilités:

1. Vous pouvez indiquer un numéro de téléphone fixe comme second facteur de sécurité. À la place d’un SMS sur le téléphone portable, le code vous sera communiqué par téléphone.
2. Si vous disposez d’une application d’authentification, vous pouvez vous en service pour vous identifier.

Appelez-nous au +41 58 411 12 1.

Depuis le service en ligne «Déclaration de salaires», vous disposez d’un accès temporaire au portail clients de la Suva. Vous y trouverez la déclaration de salaires actuelle ainsi que celles des deux dernières années. Vous pouvez apporter des corrections dans ces deux déclarations de salaires.

Si votre entreprise n’utilise pas encore le portail clients de manière permanente, nous vous recommandons de vous inscrire à l’adresse www.suva.ch/portail-clients. Cela en vaut la peine, car en plus de la déclaration de salaires, de nombreux autres services pratiques sont à votre disposition. Vous pouvez ainsi effectuer le traitement des cas à toute heure du jour et de la nuit ou avoir accès aux dossiers d’accidents.

Pour pouvoir déclarer la masse salariale d’une entreprise via le service en ligne, vous devez tout d’abord créer un compte utilisateur personnel dans notre portail clients mySuva . Ce compte vous permet de gérer plusieurs clients. Si vous avez déjà un compte utilisateur, il vous suffit de vous connecter. L’étape suivante dépend du fait que l’entreprise soit enregistrée ou non dans mySuva.

L’entreprise n’est pas encore enregistrée dans mySuva:
votre client a reçu une lettre de la Suva contenant un code à vous transmettre. Ce dernier donne droit à l’accès temporaire au service en ligne «Déclaration de salaires». Accédez à la page www.suva.ch/mon-code  et saisissez le code d’autorisation sous «Saisir le code». Si vous n’êtes pas encore connecté dans mySuva, il vous sera demandé de vous connecter au préalable. Répétez cette procédure pour chaque code d’autorisation que vous avez reçu.

L’entreprise est enregistrée dans mySuva:
connectez-vous dans mySuva. Veuillez vous rendre sur votre profil. Sous «Appartenance à l’entreprise», cliquez sur «Ajouter entreprise» et saisissez le numéro client Suva de l’entreprise.
La demande d’adhésion est envoyée à l’entreprise par e-mail et doit être approuvée par cette dernière. Pour la déclaration de salaires, vous avez en effet besoin du droit d’accès à la «Déclaration des salaires». Vous recevrez une notification par e-mail dès que l’accès vous a été attribué pour l’entreprise. Répétez cette procédure pour chaque entreprise dont vous traitez la déclaration des salaires.

Si vous ne disposez pas à temps des données salariales définitives, parce que des bonus, par exemple, doivent encore être versés, vous pouvez procéder comme suit sans frais administratifs ni intérêts.

1) Déclaration dans les délais des masses salariales définitives déjà connues.
2) Déclaration des masses salariales définitives après l’établissement des comptes annuels.

Si vous êtes déjà lié à plusieurs entreprises dans mySuva, nous avons encore une astuce pratique pour vous: Dans "mySuva aperçu", vous trouvez en haut à droite un bouton de sélection d'entreprise qui vous permet de passer d'une entreprise à l'autre.

Le client peut désormais transmettre rapidement et facilement une déclaration de salaire, sans créer de compte ‘Utilisateur’ (c’est-à-dire sans s’inscrire). En tant qu’ ‘Invité’, il peut la transmettre une seule fois. En raison de la protection des données, le client ne dispose pas de toutes les fonctionnalités du service en ligne.

Pour apporter des corrections à une déclaration de salaire transmise via un compte ‘Invité’, le client a besoin d’une mise à jour vers un compte ‘Utilisateur’. Pour cette mise à jour, il doit saisir une nouvelle fois le code à 16 chiffres figurant dans la lettre de la déclaration de salaire sur suva.ch/code (respecter le délai de validité du code). Si des données de l’année précédente relatives au personnel sont disponibles, il peut les insérer après une mise à jour à l’aide de la fonction ‘Importation de l’année précédente’.