Gestione delle assenze - Domande frequenti e risposte

Qualsiasi siano le dimensioni dell’azienda, è importante definire i processi, i ruoli e le responsabilità (ad es. notifiche, certificati medici, colloqui di rientro, ecc.) .Tutto ciò favorisce un’organizzazione trasparente. La gestione delle assenze rappresenta la base per una prevenzione di successo.

Innanzitutto è opportuno conoscere le cifre relative alle assenze in azienda. Gli effetti delle assenze (costi, perdita di produttività, ecc.)sono ovvi. Allo stesso tempo si possono anche identificare le opportunità offerte dalla gestione della salute e delle assenze. Può inoltre essere vantaggioso fare riferimento all’obbligo di diligenza del datore di lavoro (art. 328 CO ). Per maggiori informazioni potete consultare la pagina correlata.

È fondamentale favorire un contatto e uno scambio continui con le collaboratrici e i collaboratori interessati. Se il certificato medico non fornisce informazioni sufficienti sullo stato di salute o sulle possiblità di impiego della collaboratrice o del collaboratore interessata/o, si può richiedere un certificato di incapacità lavorativa dettagliato. Se necessario, la collaboratrice o il collaboratore può presentarvi una procura con cui potrete chiarire domande consentite dalla legge con il medico (ad es. possibili incarichi di lavoro). Se la collaboratrice o il collaboratore vi nega tale documento, potete fare riferimento al suo obbligo di fedeltà. In caso contrario, ciò potrebbe avere un effetto svantaggioso per la collaboratrice o il collaboratore sotto il profilo delle prove.

Il personale medico è molto cauto per quanto concerne lo scambio di informazioni. In caso di assenze prolungate (oltre un mese), vi consigliamo di mettervi direttamente in contatto con il personale medico. Comunicatele/gli che desiderate promuovere il reinserimento della collaboratrice o del collaboratore interessata/o al meglio del suo interesse. Chiarite quali attività la collaboratrice o il collaboratore è in grado di svolgere all’inizio e in che misura, e quali limitazioni vanno rispettate. Specificate al personale medico che non intendete ricavare informazioni sulla diagnosi o sul referto.

La descrizione del posto di lavoro e il PIR (Profilo di integrazione orientato alle risorse di Compasso)  possono fungere da materiale di supporto per la comunicazione con il personale medico. Allo stesso tempo, potete indicare alla collaboratrice o al collaboratore di dare esplicitamente al personale medico l’autorizzazione per scambiare informazioni con il datore di lavoro. 

Per la stesura del certificato dettagliato, il medico deve prima ricevere dal datore di lavoro una descrizione del posto di lavoro. Inoltre, è indispensabile disporre del consenso esplicito della collaboratrice o del collaboratore interessata/o.

Nel contesto dell’obbligo di fedeltà, la collaboratrice o il collaboratore è tenuta/o a fare il possibile affinché il periodo di assenza sia il più breve possibile. Contattate l’assicurazione di indennità giornalera o di infortuni competente.Se necessario, organizzerà una visita con un medico legale.

Vi consigliamo di procedere come segue:

1. Mostrate comprensione nei confronti della collaboratrice o del collaboratore per la sua situazione personale. Allo stesso tempo, formulate le vostre aspettative (doveri, mansioni) e concordateli insieme alla collaboratrice o al collaboratore.
2. Discutete regolarmente la situazione lavorativa e gli sforzi richiesti. Accennate anche alla collaborazione coinvolgendo il team.
3. D’accordo con il personale medico curante, identificate soluzioni congiunte, ad es. la riduzione del grado di occupazione, l’adeguamento del luogo di lavoro, ecc.
4. Cercate ulteriore sostegno con il rilevamento tempestivo AI o l’assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia (a partire da 30 giorni o in caso di assenze frequenti e ripetute).

Dal nostro punto di vista, non è sensato richiedere un certificato medico prima del terzo giorno di assenza. A seconda della cultura aziendale, è però possibile scegliere scadenze più lunghe (ad es. dal 5º o dal 6ºgiorno). Richiedere un certificato fin dal primo giorno può essere efficace in singoli casi, ad esempio per indicare che le assenze brevi frequenti non vengono necessariamente accettate.

Nel caso di certificati retroattivi di incapacità lavorativa, si deve decidere caso per caso se tale incapacità sembri plausibile. In caso di dubbi sulla correttezza del certificato medico, è possibile inviare la collaboratrice o il collaboratore a un medico legale.In genere le assicurazioni di indennità giornaliera e le assicurazioni infortuni dispongono di medici di fiducia. Qui trovate un elenco di medici di fiducia: www.swiss-insurance-medicine.ch  (solo in tedesco e francese).

Entrambi gli aspetti sono importanti. Il medico indica l’incapacità al lavoro nel certificato medico. Il medico esprime il proprio parere, in caso di capacità lavorativa parziale, in relazione alla prestazione (intensità lavorativa in percentuale) e alle ore di presenza (in percentuale). Di norma, se non diversamente indicato nel certificato di incapacità lavorativa, una capacità lavorativa del 50 per cento equivale a una prestazione del 50 per cento per le ore di presenza complete.

In caso di dubbi è consigliabile chiedere informazioni più dettagliate al medico curante. Trattandosi di una spiegazione del certificato medico, i datori di lavoro hanno diritto a ricevere le relative informazioni. Vedi ulteriori informazioni. (solo in tedesco e francese).

Il valore probatorio dei certificati medici provenienti dall’estero è sostanzialmente lo stesso di quello di un certificato svizzero. Il datore di lavoro può richiedere alla collaboratrice o al collaboratore di fornire una traduzione certificata. Il datore di lavoro è libero di richiedere a proprie spese una visita medica in Svizzera. Un divieto generale di certificati medici provenienti dall’estero non è applicabile.

Si consiglia di richiedere prima un certificato medico adattato al caso concreto. Se la collaboratrice o il collaboratore lavora nonostante il congedo per malattia, l’indennità giornaliera versata viene recuperata dalla compagnia assicurativa.Le spese mediche sarebbero comunque coperte. A seconda delle circostanze (ad es. ostruzione della guarigione delle ferite, problemi di sicurezza dovuti all'uso di farmaci, ecc.) le ragioni possono indicare che, contrariamente all’opinione del paziente, egli non è ancora in grado di lavorare.

La disposizione legale pertinente è contenuta nell’articolo 329b CO .

In caso di assenze non imputabili a causa propria (malattia, infortunio), il diritto alle ferie può essere ridotto di un dodicesimo per ogni mese supplementare di incapacità lavorativa a partire dal secondo mese completo (es.: 2 mesi: riduzione di 1/12; 3 mesi: riduzione di 2/12, ecc.).

In caso di incapacità lavorativa dovuta a infortunio è possibile, a seconda delle circostanze, che la persona interessata vada in ferie. Finché l’assenza per ferie non prolunga il processo di guarigione o l’incapacità lavorativa, non c’è nulla che impedisca di prendere ferie. Una volta confermato ciò, preferibilmente mediante richiesta alla Suva, naturalmente anche le prestazioni in caso di possibili complicazioni o in caso di altro infortunio saranno a carico della Suva.

In caso di malattia la situazione è ben diversa: qui il datore di lavoro è obbligato a continuare a versare il salario per intero per tutta la durata delle vacanze. Si raccomanda vivamente di informare l’assicuratore dell’indennità giornaliera in caso di malattia in merito al diritto alle ferie (all’estero o in Svizzera), poiché non sussiste alcun diritto all’indennità giornaliera per il periodo corrispondente se si è in grado di andare in vacanza. In caso di incapacità lavorativa del 50%, il diritto alle ferie non viene esteso al doppio. O la malattia ostacola lo scopo del recupero, nel qual caso la collaboratrice o il collaboratore deve rimanere sul posto di lavoro e ottemperare alla metà del suo grado di occupazione. Se il recupero è favorevole alla malattia, verrà conteggiato il 100% dei giorni di vacanza.Non è prevista una capacità di vacanza parziale.

Per avere diritto al rimborso delle spese di cura e alle indennità giornaliere, l’infortunio deve essere attestato da un certificato medico. Perciò è consigliabile e importante che la persona infortunatasi durante le vacanze informi immediatamente il proprio datore di lavoro dell’infortunio subito (vedi Procedura per infortunio all’estero: aiuto immediato per infortunio all’estero).

Consiglio pratico:
nel vostro processo interno di gestione delle assenze, definite le linee guida cui il personale deve attenersi per motivare l’interruzione delle vacanze in caso di malattia o infortunio. Includete per esempio i punti seguenti:

• notifica immediata al datore di lavoro
• visita medica nel luogo di vacanza
• consegna di un certificato medico
• il datore di lavoro si riserva di richiedere una valutazione a un medico di fiducia

Il periodo di preavviso viene interrotto dall’incapacità lavorativa. Ai sensi dell’articolo 336c capoverso 1 lettera b) del Codice delle obbligazioni, il rapporto di lavoro è prolungato di conseguenza per la durata dell’incapacità lavorativa, fino a un massimo di 30, 90 o 180 giorni a seconda della durata dell’impiego.

In linea di principio, pur non esistendo un diritto esigibile di essere contattati ai sensi del diritto del lavoro, le collaboratrici e i collaboratori sono tenuti a cooperare nell’ambito del loro obbligo di fedeltà. Sarebbe concepibile inviare una richiesta scritta di denuncia al datore di lavoro, accompagnata da una nota che il datore di lavoro si riserva il diritto di sospendere il pagamento delle retribuzioni in assenza di un cenno di risposta.

In caso di incapacità lavorativa dopo il licenziamento, si pone regolarmente la questione se si tratti tutt’al più di un’incapacità lavorativa legata al lavoro, nel qual caso non si applica alcun periodo protetto. A tal fine, consigliamo di inviare una richiesta (via e-mail) al medico curante con le seguenti domande:

L’incapacità lavorativa attestata si limita al posto di lavoro attuale, ossia è legata esclusivamente al posto di lavoro?

• Se il paziente lavorasse in un’altra azienda, sarebbe pienamente abile al lavoro?(Facoltativo: se sì, da quando?)
• Copia della mail alle collaboratrici o ai collaboratori con procura per esonerare il medico dall’obbligo del segreto (solo) relativamente a queste domande.

Indicare che un rifiuto della procura potrebbe essere considerato una violazione dell’obbligo di fedeltà.

No, non esite un periodo protetto assoluto. Se sussistono cause diverse, ogni nuovo disturbo innesca un nuovo periodo protetto.

In via di principio i datori di lavoro devono mettere a disposizione dei lavoratori il tempo necessario per le visite. La misura in cui sussiste l’obbligo di continuare a versare il salario dipende dalle circostanze del singolo caso. Nei casi gravi, l’obbligo di continuare a versare il salario deriva direttamente dall’art. 324a CO. Anche nei restanti casi, si deve generalmente presumere l’obbligo di continuare a versare il salario. Ciò dipende, tra l’altro, dagli accordi individuali tra le parti. Molte aziende stabiliscono nel regolamento di lavoro la misura in cui viene concesso il tempo libero.

In base all’obbligo dei lavoratori di limitare al minimo il danno, le visite mediche e per le terapie devono essere svolte nel tempo libero. Se ciò non è possibile, l’azienda deve rimborsare le ore di assenza.

Se l’incapacità lavorativa è inferiore al 50 per cento, l’assicurazione della Suva rimborsa le ore di assenza per le visite mediche e per le terapie con la corrispondente aliquota dell’indennità giornaliera.

Laddove concordato nel contratto di lavoro e contemporaneamente se esiste un’assicurazione d’indennità giornaliera in caso di malattia, sono consentiti 1-3 giorni di carenza secondo la giurisprudenza. Questo deve essere stipulato nel contratto di lavoro o nei regolamenti. Consultate in merito anche il contratto collettivo di lavoro (CCL).

Sono decisive le circostanze del caso specifico. A seconda del tipo di malattia, in casi eccezionali può essere che il personale medico curante ordini di non mantenere alcun contatto, in quanto inefficace. In linea di massima, la collaboratrice o il collaboratore non può essere obbligata/o a comunicare con l’azienda se presenta i certificati in tempo.(Consultare la sezione "Licenziamento").

In generale, è importante definire e comunicare la procedura e il comportamento per collaboratori e superiori durante le assenze. Allo stesso tempo, occorre definire la procedura per le assenze ripetute o evidenti (brevi assenze regolari, motivi discutibili per assenze, ecc.). Noi consigliamo di confrontare le persone interessate riguardo alle assenze preparandosi per un colloquio mirato (colloquio sull’assenteismo) e di estrapolare soluzioni insieme. Qui trovate un modello di verbale per il colloquio.

Il colloquio di rientro al lavoro viene svolto ogni qualvolta una collaboratrice o un collaboratore rientra al suo posto di lavoro una volta recuperata/o. Da un lato, l’enfasi è posta sul benessere e sull’apprezzamento della persona interessata e, dall’altro, funge da introduzione al lavoro in corso.

In caso di colloquio sull’assenteismo ci si concentra invece sulle assenze frequenti o ricorrenti (sui fatti). Nel caso di assenze simili, le soluzioni devono essere ricercate insieme alle persone interessate.

La direzione aziendale determina e comunica come i collaboratori e i superiori debbano procedere in caso di assenza per infortunio o malattia.In caso di assenze brevi e prolungate, è importante che il contatto con le collaboratrici e i collaboratori infortunati o malati non si interrompa durante l’intero periodo di assenza.I compiti, i ruoli e le responsabilità dei quadri direttivi o della Divisione del personale devono essere definiti dall’azienda.L’assegnazione di questi compiti dipende solitamente dalle dimensioni e dalla struttura dell’azienda. Nelle PMI più grandi, le risorse umane assumono una parte importante dei compiti in caso di assenze più lunghe (ad esempio oltre ai 30 giorni). Trovate ulteriori informazioni qui Guida sui ruoli e sui compiti.

È importante affrontarli quando si notano comportamenti evidenti e insoliti (con e senza assenze) e fornire chiarimenti nel limite del possibile. Prestate attenzione a quanto segue:

• Mostrate apprezzamento per le persone interessate ed esprimete le vostre preoccupazioni per la salute e la sicurezza.
• Segnalate la vostra volontà di sostenere e lavorare insieme per trovare soluzioni.
• Se necessario, fornite informazioni sui centri di consulenza (specialisti, psicologi, centri di consulenza come i servizi psichiatrici cantonali o sul Telefono Amico 143, centri per le dipendenze ).
• Fissate un appuntamento per un colloquio di follow-up per rivalutare la situazione.

Ulteriori informazioni sui problemi di salute mentale sono disponibili in questa pagina

Incapacità lavorativa legata al posto di lavoro significa che l’incapacità al lavoro si riferisce unicamente all’attuale posto di lavoro. In tale posto di lavoro non è possibile prestare lavoro, per esempio a causa di timori, conflitti o mobbing. Non ci sono limitazioni in merito alla capacità di impiego in un altro posto di lavoro o all’organizzazione della vita privata.

Se il problema deriva da un conflitto, per ottenere informazioni più dettagliate è importante favorire un dialogo diretto con la collaboratrice o il collaboratore e le altre parti coinvolte nel conflitto. L’ideale è poter giungere a soluzioni condivise. Se la collaboratrice o il collaboratore è di nuovo in salute e in grado di lavorare, è possibile assegnarle o assegnargli attività ragionevolmente esigibili lontano dalla parte con cui è in conflitto.

In qualità di datore di lavoro, potete impartire istruzioni sullo svolgimento del lavoro e sul comportamento del personale in azienda (art. 321d CO ), ad esempio istruzioni di lavoro, orario di lavoro, sicurezza, codice di abbigliamento.

Non è consentito dare istruzioni sulle attività ricreative, nemmeno per gli sport estremi. È però possibile escludere di comune accordo determinate attività nel contratto di lavoro.

Conducete insieme alla collaboratrice o al collaboratore un colloquio relativo ai giorni di assenza e create così una percezione comune della situazione sul lavoro.

Viene rilasciato un certificato medico per l’attività lavorativa dovuta su base contrattuale. Se il datore di lavoro può offrire alle persone interessate un’altra attività ragionevole che non ritarda la cura, queste sono tenute a svolgerla come parte del loro obbligo di fedeltà. In tal caso, vi consigliamo di parlare prima con le persone interessate per conoscere il loro punto di vista. La cosa migliore è che il datore di lavoro informi il medico di questa possibilità e chieda un adeguamento del certificato medico. Si consiglia di fornire al personale medico una descrizione del posto di lavoro dell’alternativa fissa.

Le collaboratrici e i collaboratori possono scegliere liberamente il proprio medico. Tuttavia, l’azienda ha la possibilità e il diritto di richiedere una visita medica al proprio personale. I costi corrispondenti spettano all’azienda.È ragionevole includere questa possibilità nelle istruzioni interne all’azienda per evitare discussioni.

Il datore di lavoro può ritenere che il parere del medico di fiducia sia decisivo per lui. In caso contrario, una visita medica sarebbe generalmente inutile dal punto di vista del datore di lavoro. Se la collaboratrice o il collaboratore non accetta questo, spetta a lei/lui attuare ulteriori misure appropriate (legali). In caso di controversia, il giudice deciderebbe nell’ambito della libera valutazione giudiziaria delle prove, per cui la valutazione del medico legale tende a godere di una priorità più elevata.

Se la collaboratrice o il collaboratore rifiuta di sottoporsi a una visita medica nonostante un avvertimento, non si applica il versamento continuato del salario.

Come parte del loro obbligo di fedeltà, le collaboratrici e i collaboratori sono tenuti a non compromettere il processo di guarigione. A seconda della diagnosi, l’incapacità lavorativa non esclude generalmente determinate attività ricreative. Noi vi consigliamo di rivolgervi alle persone interessate e a condividere le vostre percezioni e l’irritazione che ne deriva.